Деловая переписка на английском языке: фразы и советы

Важность подписи электронной почты

Как мы уже упоминали, в конце профессионального составленного электронного письма должна быть поставлена подпись. Мы уже говорили о том, что вы должны включить в эту подпись, но мы хотим подчеркнуть, что этот элемент письма важен. По сути, подпись – ваше публичное лицо. Именно на ее основе другие люди сформируют свое первое впечатление о вас, особенно, если вы работаете удаленно.

Думайте о хорошей электронной подписи, как о выборе одежды для похода на собеседование. Вы должны сделать все возможное, чтобы пройти его. Худшее, что вы можете сделать в такой ситуации, это выглядеть неряшливо, как внешне, так и в поведении.

Электронные письма являются важной частью нашей профессиональной жизни. К сожалению или к счастью, с ними нам всегда приходится иметь дело

Но с общим удачно подобранным шаблоном для электронных писем вы сможете составлять их быстрее.

• Идеальный вес для женщин и мужчин: как определить с помощью медицинских формул: 5 методов.
• Лучшие триллеры: Список самых лучших 35 фильмов с описанием, трейлерами и ссылками.
• Почему вино сухое, или какие вина называют сухими, а какие сладкими?

10 видов бизнес-писем

Типичные коммерческие (рекламные) письма начинаются с сильного заявления, чтобы привлечь внимание читателя, поскольку цель сводится к тому, чтобы побудить его к действию. 

Такие письма включают в себя призывы, подробное описание пользы для читателя, последовательность принятия мер, а также номера телефонов или ссылку на сайт.

Письмо-поручение (письмо-заказ). Order Letter.

Письма-заказы отправляются потребителями производителю, продавцу или оптовику для заказа товаров или услуг.

Официальное письмо на английском должно содержать информацию о номере модели, названии продукта, желаемом количестве и ожидаемой цене.

Информация об оплате также иногда включается в письмо.

Письмо-жалоба (рекламация). Complaint Letter.

Для тех, кто не в курсе, рекламация — претензия на низкое качество товара с требованием возмещения убытков. Слова и тон, которые вы решите использовать в письме-жалобе, могут быть решающим фактором при его рассмотрении.

Будьте прямы, но тактичны, и всегда используйте профессиональный тон, если хотите, чтобы руководство вас услышало.

Письмо по урегулированию споров. Adjustment Letter.

Такое письмо обычно направляется в ответ на претензию или жалобу. Если ситуация располагает в пользу клиента, то начните письмо с этой новости.

Если нет, придерживайтесь фактологического тона, сохраняя вежливость. Сообщите клиенту, что вы понимаете его жалобу.

Письмо-запрос. Inquiry Letter.

Письма с запросом задают вопрос с целью получения информации от получателя. При составлении такого вида письма, держите его ясным и кратким — перечислите только самое необходимое вам.

Обязательно укажите свою контактную информацию, чтобы читателю было легко ответить.

Письмо-напоминание. Follow-Up Letter.

Обычно это рекламное письмо, посланное вслед за другим (в случае непоступления заказа, например). Такие письма обычно отправляются после определенного вида начального сообщения.

Это может быть отдел продаж, который благодарит клиента за оформление заказа, бизнесмен, проводящий обзор результатов встречи, или человек в поисках работы, задающий вопрос о статусе своего заявления.

Зачастую такие письма представляют собой комбинацию из благодарственной заметки и коммерческого письма.

Рекомендательное письмо. Letter of Recommendation.

Потенциальные работодатели часто запрашивают у кандидатов такие письма, прежде чем нанимают их.

Этот тип письма обычно представляет собой отзыв предыдущего работодателя (либо сотрудника) о соискателе с профессиональной точки зрения.

Письмо-подтверждение. Acknowledgment Letter.

Письма-подтверждения действуют как обычные квитанции. Компании посылают их, чтобы сообщить получателю, что они получили предыдущее сообщение с информацией, документами или другими материалами, ранее достигнутыми договоренностями, намерениями и т.д.

Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю, однако само действие может быть предпринято или не предпринято.

Сопроводительное письмо. Cover Letter.

Такие письма обычно сопровождают пакет документов, отчет или другой товар. Они используются для описания того, что включено в посылку, зачем, и что (при необходимости) должен делать получатель.

Сопроводительные письма, как правило, довольно короткие и лаконичные.

Приветственное письмо. Welcome Letter.

Часто отправляются в виде рассылки автоматически после регистрации на сайте или сервисе. В любом случае это тоже разновидность делового письма.

Сопроводительное письмо. Cover Letter.

Резюме (CV) само по себе уже является формальным бизнес-документом. Сопроводительное письмо его дополняет, и у него тоже есть правила написания.

Заявление об увольнении. Letter of Resignation.

Когда работник планирует закончить свою работу, письмо об отставке обычно направляется его непосредственному менеджеру, уведомляя его о последнем дне работы.

Зачастую сотрудник также подробно объясняет причину ухода из компании.

Общие принципы составления английских писем для бизнеса

Структура и стиль официального письма подчиняются строгим условиям, которые диктует формальное общение между партнерами. Деловая корреспонденция – это лицо фирмы, поэтому при составлении бумаг нужно учитывать все стандарты и нюансы.

Графическое оформление

Написание любого делового письма на английском языке производится без отступлений и красных строк. Весь текст выстроен строго по левой стороне листа, а каждая новая строка начинается вровень с предыдущими.

Для улучшения восприятия информации, графически текст должен быть поделен на небольшие, желательно равные по размеру блоки. Также для удобочитаемости не рекомендуется изменять стандартную ширину полей: при больших объемах текста лучше добавить лишнюю страницу, чем мельчить.

Основная информация письма размещается по центру. Даже если у вас небольшое послание, например, напоминание, отказ от предложения или заказ на поставку одной партии товара, не нужно размещать строки вверху страницы. Гораздо опрятнее будет выглядеть текст, расположенный по центру листа.

Стилистические тонкости

Деловые письма не терпят сокращений и панибратства, которыми так славится разговорный английский язык. Поэтому при написании текста недопустимо использование you’re вместо you are, we’ll вместо we will, а тем более молодежного сленга и буквенно-цифровых сокращений.

Также стоит отметить такой момент. Если у вас с бизнес партнером налажены неформальные приятельские отношения, то не стоит перегружать письма излишним официозом, это будет смотреться не очень красиво. В то же время, не стоит переходить и на явный сленг: в деловом общении всегда следует придерживаться золотой середины.

Структура послания

Оформление официальных бумаг тоже строго регламентировано. Структура делового письма на английском языке стандартна для любого формата корреспонденции, и, фактически именно она диктует, как писать бизнес письма на английском. Итак, правила таковы.

1. Начинается запись с указания реквизитов отправителя, размещаемых в левом верхнем углу.

Первым указывается имя пишущего или название компании, а затем в определенном порядке записывается адрес: номер дома, название улицы, город, индекс, страна. Далее отступается пару строк и в том же формате пишется информация о получателе и дата послания.

Обратите внимание, что в шапке никогда не используются пунктуационные знаки

1. Каждое деловое письмо на английском языке не обходится без приветственной фразы. Ее формат зависит от степени знакомства с собеседником. Для официальной корреспонденции характерно использование «Mr/Mrs/Miss/Ms + Фамилия/должность», если данные собеседника известны, и «Dear Sir or Madam» при массовой рассылке неизвестным адресатам.
2. Далее в 2-3 абзацах раскрывается основная тема послания.

Здесь напишите причины, побудившие к составлению письма, и укажите ожидаемые от собеседника действия. Например, если вы составляете письмо, выражающее извинение на английском языке, то после извинительной части расскажите про какие-либо бонусы, сглаживающие недоразумение, и выразите надежду на дальнейшее сотрудничество.

1. По этикету официальное письмо оканчивается стандартной заключительной фразой. Чаще всего используются выражения «Yours faithfully» (при переписке с незнакомым лицом) и «Yours sincerely» (собеседники знают друг друга). После вежливой формы ставится подпись отправителя, а также указываются его имя и должность.

Стоит отметить, что послание может содержать вложения и дополнения. Об их наличии информирует сокращение Enc. (от англ. Enclosure), которое можно встретить в концовке письма.

Итак, со структурой деловых писем на английском и их видами мы ознакомились, теперь пора овладеть речевыми штампами, которые помогут быстро составить текст на любую тему.

Шаблонные фразы с переводом, которые можно использовать при составлении письма-просьбы:

I am writing to request your permission for… – Я пишу, чтобы получить ваше согласие на…

I would be most grateful if you could… – Я был бы крайне благодарен вам, если бы вы…

I am writing to ask if you would be so kind as to… – Я пишу, чтобы спросить, не будете ли вы столь добры…

I am writing to request your assistance concerning the matter of… – Я пишу, чтобы попросить у вас помощи касательно вопроса о…

I would appreciate it if you could… – Я буду признателен, если вы…

I wonder if you could possibly help me… – Я интересуюсь, не могли бы вы помочь мне…

I wonder if I request your valuable advice on… – Я интересуюсь, могу ли я просить вашего совета относительно…

Заключительные фразы:

I must apologize for troubling you with this matter – Я извиняюсь, что потревожил вас по данному вопросу

I hope that my request will not inconvenience you too much – Я надеюсь, что моя просьба не доставит вам большого неудобства

I hope that you will forgive me for taking up your valuable time – Надеюсь, вы простите меня, что отнял ваше драгоценное время

Thank(ing) you in advance for your kind cooperation – Заранее благодарю вас за любезное сотрудничество

I look forward to hearing from you as soon as possible – С нетерпением жду от вас скорого ответа

Пример письма на английском

Ostrogovа Roman 24 Novosmolenskaya st. Krasnodar 392929 Russia 14 October 2018 Hi Brandon, It was great to hear from you again. Glad to hear that you have passed your exams. Congratulation! In your letter you asked me about my pets. Well, I’ll do my best to answer your question. I have a cat Alice and a dog Sharik. My cat is white and she has very beautiful eyes. One Alice’s eye is yellow, and the other is blue. My mother says, that Alice is an extraordinary cat. In my opinion, it is really true. Sharik is a young dog. He is very fast and brave. Sharik lives in our yard and guards ours house. My father and I built a small wooden house for him. In Russia the same doghouse is called BUDKA or KONURA. And what is it called in Great Britain? Besides, I have a horse Smelyj (in eng. Bold). This horse lives in my grandfather’s farm. Smelyj is a big black horse. I really love riding a horse in the fields and in the woods. Of course, I don’t do it too fast, because my mother is very worried about me. And do you have any pets? Tell me about them! And now I have to finish my letter because I need to go to the swimming pool. By the way, swimming is my hobby since 5 years old. Do you like swimming? Hope to hear from you soon. Your friend, Roman

Острогов Роман

24 Новосмоленская улица

Краснодар 392929

Россия

Привет Брэндон,

Было очень приятно получить от тебя весточку. Рад слышать, что ты сдал свои экзамены. Поздравляю!

В своем письме ты спрашиваешь меня о моих домашних животных. Что ж, постараюсь подробно ответить на заданный тобой вопрос. У меня есть кошка Алиса и пес Шарик. Моя кошка белая, и у нее очень красивые глаза. Один глаз Алисы желтый, а другой – синий. Моя мама говорит, что Алиса необычная кошка. По моему мнению, действительно так и есть.

Шарик – молодой пес. Он очень быстрый и храбрый. Шарик живет в нашем дворе и охраняет наш дом. Мой папа и я построили для него маленький деревянный домик. В России такой собачий домик называется БУДКА или КОНУРА. А как это называется в Великобритании?

Кроме того, у меня есть конь Смелый (по-английски Bold). Эта лошадь живет на ферме моего дедушки. Смелый – это большой черный конь. Я очень люблю кататься на лошади по полям и в лесах. Конечно, я не мчу слишком быстро, потому что моя мама очень переживает за меня. А у тебя есть домашние животные? Расскажи мне о них!

А теперь пора заканчивать мое письмо, потому что мне нужно идти в бассейн. Кстати, плавание – это мое хобби с 5 летнего возраста. Тебе нравится плавать? Надеюсь скоро получить от тебя ответ.

Твой друг,

Роман

Возможно будет интересно: Открытки «С днем рождения» на английском языке

Успехов в изучении языка и до новых встреч!

Просмотры: 2 982

Фразы прощания для повседневных ситуаций

Делимся наиболее подходящими примерами вежливого прощания. Где они могут вам пригодиться?

• При общении с соседями;
• с коллегами после ланча;
• на различных конференциях;
• на встрече со старым другом;
• на вечеринке или в баре;
• случайная встреча со знакомым в магазине или на мероприятии.

Наиболее распространенные фразы прощания с переводом на английский язык

Берегите себя. Take care.

Увидимся/Продолжим разговор позднее. I`ll see you soon/We`ll talk again soon. 

Пожалуй, лучший вариант сказать «пока» тому, с кем вы точно знаете, что увидитесь в самое ближайшее время.

Всего вам наилучшего. Have a good one. 

Более неформальный вариант фразы Have a good day (Хорошего вам дня). Подходит для бытового общения с близкими людьми.

Рад был встрече/Рад разговору. Good seeing you/Good talking with you.

Фраза подойдет для прощания с тем, с кем вы совершенно случайно встретились где-нибудь на парковке у супермаркета. Не используйте ее с теми, с кем общаетесь постоянно.

Пока. Bye.

Коротко и просто. Такое прощание отлично подойдет для завершения беседы.

Увидимся позже! Later/See you later/Catch you later.

Так вы можете попрощаться с близким другом или членом семьи, с которым вскоре увидитесь.

Увидимся! See ya! 

Сленговый вариант предыдущей фразы (для друзей и семьи).

Мне надо бежать. I gotta run/I gotta take off/I gotta split/I gotta head out.

Обратите внимание, что слово gotta – это сленговая форма got to. Используйте данные фразы при прощании, если вы спешите

Синоним формального прощания I have to get going. I’ve go to _____

Используйте данные фразы при прощании, если вы спешите. Синоним формального прощания I have to get going. I’ve go to _____.

Я ушел/убежал! I`m off!/I`m outta here!

Outta – out+off. Неформальный вариант прощания, например, с коллегой в конце рабочего дня или когда вы покидаете дружескую вечеринку.

Письмо-заявление на английском: структура и правила составления letter of application

Данный вид писем используют преимущественно при записи на курсы, поступлении в учебное учреждение или в качестве приложения к резюме

Поэтому здесь важно указать образование и опыт работы, что значительно увеличит шансы на зачисление в желаемый ВУЗ, а также прием на работу

В начале заявления указывается название и адрес компании или учебного учреждения, а при обращении к должностному лицу – имя и должность. По аналогии с другими деловыми письмами, все пункты обращения следует отображать отдельными абзацами.

Изначально указывается цель письма. Далее приводятся аргументы и факты, подтверждающие квалификацию и опыт соискателя

Важно перечислить все образовательные заведения, в которых вы учились. Затем перечисляются причины, по которым вы решили подать заявление в конкретное учебное учреждение или компанию

В заключение необходимо перечислить документы, которые прилагаются к заявке. Обязательно поблагодарите адресата за рассмотрение обращения и выразите надежду на получение быстрого ответа, причем – положительного. Все осталось расписаться и указать ваши контактные данные.

Шаблонные фразы с переводом, которые можно использовать при составлении письма-заявления:

I am writing with regard to… – Я пишу в связи с…

I am writing to apply for… which I saw advertised in… – Я пишу, чтобы подать заявку на…, объявление, которое я увидел в…

I would like to be considered for a place on the course in… – Я прошу рассмотреть мое заявление о поступлении на обучающий курс в…

I would like to express my interest for… – Я выражаю свою заинтересованность в…

Упоминание об образовании (квалификации):

• I have completed the following courses… – Я окончил следующие курсы…
• I have passed/taken examination… – Я сдавал экзамен на…
• I hold a degree/certificate in… – У меня есть научная степень/сертификат в…
• My degree is in English – Моя научная степень в сфере английского языка

Сопроводительные документы, которые прилагаются к заявлению:

• I have attached all the other necessary documents like… – Я прилагаю все необходимые документы, такие как…
• I enclose a copy of my diploma/degree in… – Я прилагаю копию диплома/аттестата о получении научной степени в сфере…
• Please find enclosed a copy of my diploma/degree… – Пожалуйста, ниже прилагаются копии моего диплома/аттестата (научной степени)…

Заключительные фразы:

• I very hope that you will consider me for entry to… – Я очень надеюсь, что вы рассмотрите мою кандидатуру на поступление в…
• I would be glad to attend an interview at any time convenient to you – Я буду рад пройти собеседование в любое удобное для вас время
• I hope you take a favorable decision regarding my application for… – Я надеюсь на положительное решение относительно моего заявления о…

Структура делового электронного письма на английском

Структура делового письма на английском.

Мы отправляем электронное письмо с целью получения быстрого ответа или ожидаем от адресата каких-либо быстрых действий.

Независимо от того, является ли электронное письмо формальным или неформальным, оно должно иметь четкую логичную структуру, которая представлена ниже.

Адрес отправителя письма и адрес получателя письма (Heading)

Следите за его правильностью, так как при отсутствии всего одного подчеркивания или точки письмо не дойдёт до адресата.

Тема письма (Subject)

Постарайтесь уложиться в 5-7 слов и в то же время обязательно укажите самую важную деталь в теме письма, например: Marketing Meeting Agenda (рус. план встречи по маркетингу)2

Если для вас важно, чтобы на письмо ответили быстро или обратили на него особое внимание, используйте слово URGENT(рус. Срочно!) или фразу PLEASE READ (рус. Пожалуйста, прочтите!) в начале темы вашего письма

Пожалуйста, прочтите!) в начале темы вашего письма.

Также для подчеркивания важности письма можно использовать значок High Importance (рус. очень важное), который добавит красный восклицательный знак в строку темы вашего письма

Приветствие и обращение (Salutation)

В деловом письме на английском языке очень важно написать правильно имя получателя и его пол. Используйте для женщин обращение госпожа (Ms) и господин (Mr) для мужчин

В менее официальной обстановке или после длительного периода переписки приемлемо именовать получателя по его имени.

После обращения ставиться запятая (двоеточие в Северной Америке). Можно вообще не ставить знаки препинания, это стало модным в письмах на английском языке.

Как приветствовать на английском	Комментарий
Dear Mr. Smith,	Обращение к конкретному мужчине.
Dear Ms. Smith,	Универсальное обращение как к замужней, так и к незамужней даме.
Dear Sir or Madam,	Употребляется, когда вы не знаете, кто будет отвечать на ваше письмо.
To whom it may concern,	Обычно используется в деловой переписке, когда вы пишете на корпоративную почту и не знаете, кто из сотрудников будет отвечать на ваше письмо.

Основное содержание (Body)

Во вступлении делового письма на английском языке обычно используют дружеское приветствие, благодарность за проявленное внимание или,иногда, начинает формулироваться основная мысль послания. Например:

Например:

Thank you for your prompt response (рус. Спасибо за быстрый ответ)

Following last week’s presentation, I have decided to write to you… (рус. После презентации на прошлой неделе я решил написать вам …)

I am writing to you regarding… (рус. Я пишу вам о …)

После короткого вступления в первом абзаце формулируется основная мысль Вашего письма в одном или двух предложениях. Используйте несколько коротких абзацев, чтобы более подробно описать основные положения вашего сообщения.

Если для этого достаточно одного абзаца, то не пишите дополнительные только для того, чтобы письмо казалось длиннее.

Пример на английском	Перевод
With reference to your advertisement in Business Weekly Journal could you please send me more detailed description of your monitors. I would also like to know about discounts that you provide.	Со ссылкой на ваше объявление в деловом еженедельнике не могли бы вы прислать мне более подробное описание ваших мониторов. Я также хотел бы знать о скидках, которые вы предоставляете.

Заключительная часть (Closing)

В заключительном абзаце делового письма на английском языке необходимо сделать напоминание, указать на срочность запроса, либо поблагодарить за оказанное внимание, следует указать, какие действия вы ожидаете от собеседника. Например:

Например:

Looking forward to your reply (рус. Ждем Вашего ответа)

Don’t hesitate to contact me back if you have any questions (рус. Не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас есть вопросы.)

Конец письма (Signature)

В завершении делового письма на английском языке перед именем ставиться завершающая фраза, обычно это слово Sincerely (рус. искренне).

Для писем в Великобританию, которые начинаются с фраз Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Dear Sir or Madam, завершающая фраза — Yours faithfully (рус. с уважением).

Для США подходит вежливая и нейтральная фраза — Very truly yours (рус. Искренне Ваш). Если вы пишите старому знакомому наиболее подходящей завершающей фразой будет — Cordially yours (рус. сердечно Ваш).

Если вы использовали знаки препинания (запятую или двоеточие) в приветствии английского делового послания, то необходимо поставить запятую и после завершающей фразы, перед Вашим именем.

Если вы не использовали знаки препинания в приветствии на английском, то не используйте их и после завершающей фразы, например: Sincerely yours… или Many thanks…

Письмо о сотрудничестве

Подобным письмом вы должны убедить владельца другого бизнеса сотрудничать с вами. Ваше предложение должно быть четким, должно ясно иллюстрировать преимущества вашей коллаборации и предлагаемые условия

Именно поэтому стоит уделить пристальное внимание составлению предложения о сотрудничестве

Выделим главное:

• начинайте с обращения к потенциальному партнеру по имени;
• представьтесь сами (ваше имя, чем вы/ваша компания занимаетесь, что предлагаете и чего ожидаете от партнерства);
• если задач у вашей партнерства несколько, то обязательно каждую из них поместите в отдельный абзац;
• фактами и цифрами докажите преимущества сотрудничества.

Образец письма о сотрудничестве

From, A. Smith,  ABC Center Date: 31 october 2019 To, Smart City Center New York Subject: business proposal Dear, {person`s name}. Hello, I`m Adam Smith, senior manager from ABC Center. Our company has been selling automobile spare parts for construction equipment and trucks throughout Russia for 15 years. We have established an effective dealer network and supply the products of manufacturers to about 100 different stores and repair shops.  We offer you beneficial cooperation in the sale of your goods. In case of positive decision, please contact us at the indicated numbers. Looking forward to hearing you back. A.Smith.

От: А. Смит, АВС Центр Дата: 31 октября 2019 Кому: Смарт Сити Центр Нью-Йорк Тема: деловое предложение Уважаемый, {имя получателя}. Здравствуйте, меня зовут Адам Смит, главный менеджер компании АВС Центр. Наша компания уже 15 лет занимается сбытом автомобильных запасных частей для строительной техники и грузовых авто по всей России. Мы наладили эффективную дилерскую сеть и снабжаем продукцией производителей около 100 различных магазинов и ремонтных мастерских. Предлагаем вам взаимовыгодное сотрудничество по реализации вашего товара. В случае положительного решения просим связаться с нами по указанным телефонам. С нетерпением жду вашего ответа. А. Смит.

Как написать деловое письмо на английском для отправки по электронной почте

Кто ваш адресат? Деловой партнер, с которым у вас дружественные отношения? Или же это человек, которому вы пишите впервые? Ответив на эти вопросы, вы сможете понять, должно ли ваше письмо быть максимально формальным или же его можно написать в более свободном стиле.

Как написать деловое письмо на английском, чтобы оно произвело должный эффект на адресата? Ответ прост: сделайте его кратким и лаконичным. Все виды делового общения должны строиться согласно этому правилу, тем более деловая электронная переписка, потому что такой вариант письма будет восприниматься собеседником труднее. Позвольте адресату предоставить вам такой же краткий ответ. К примеру, используйте не фразу «Let me know what you think», а: «Is 3 PM or 5 PM best for you?».

Тема делового электронного письма на английском должна в полной мере содержать в себе суть вашего вопроса.

В обычной переписке приветствие можно опустить, в то время как написать деловое письмо на английском вам придется с использованием фраз «Dear Sir/Madam».

Первые фразы делового электронного письма должны заключать в себе вашу цель: хотите ли вы ответить, назначить дату встречи, выразить свое мнение по какому-либо вопросу

К примеру: «I am replying to your letter dated 15 January 2018 wherein you asked for information concerning our Spring courses on Business Writing».

Акцентируйте внимание на основной мысли письма, выделив слово заглавной буквой.

Чтобы не допустить искажения текста письма на различных электронных носителях, старайтесь делать строчки, содержащие в себе не более 65 знаков.

Строго придерживайтесь структуры делового письма на английском. В нем обязательно должно быть вступление, основной текст с фактическими данными, а также выводы.

Как написать деловое письмо на английском, которое произведет положительное впечатление на бизнес-партнера? Придерживайтесь принципа KISS (Keep it short and simple)

Дело в том, что на почту вашего партнера наверняка приходит множество писем ежедневно. Не тратьте его время длинными и сложными для прочтения электронными письмами.

Не стоит в деловой переписке использовать аббревиатуры, уместные только в неформальном общении как то «IMHO» (In My Honest Opinion) и так далее.

Отправленное электронное письмо невозможно скорректировать или устранить ошибки в нем. Поэтому перед отправкой еще раз перепроверьте правильность всех данных и текстовое содержание письма.

Адрес отправителя и контактные данные размещайте в конце делового электронного письма на английском. Это оптимальный вариант на тот случай, если ваше письмо будет распечатано в бумажном варианте.

Читайте материал по теме: Сказуемое в английском языке: виды, правила, примеры

Необходимость в хорошем окончании электронного письма

Есть несколько причин, по которым вам нужно правильно заканчивать свое электронное письмо:

• Отсутствие надлежащей подписи может показаться грубым или панибратским.
• Если вы отправляете электронное письмо в опубликовавшую вакансию компанию, есть большая вероятность, что сообщение попадет в руки соответствующему менеджеру по персоналу. Вам требуется показать неизвестным третьим лицам свой профессионализм.
• Хорошая подпись в электронном письме также может увеличить ваши шансы на получение ответа. Призыв к действию, например, «Благодарю Вас, что нашли время на чтение моего резюме. С нетерпением буду ждать вашего ответа», может действовать как некая подсказка.

Когда вы оформляете подпись электронного письма, правильный формат должен быть примерно таким:

• Закрывающая строка. Обычно в ней выражается какая-то благодарность или призыв к действию.
• Заключительное приветствие, такое как «С наилучшими пожеланиями», «С уважением» или «Искренне Ваш». Тип вашей подписи в электронном письме зависит от его контекста и длины цепочки писем.
• Ваше полное имя под заключительным приветствием. Это позволит понять, кто отправляет электронное письмо.
• В конце подписи вы должны оставить информацию о своих контактах. Это может быть е-мейл, ссылка на веб-сайт и социальные сети (если применимо), номер телефона и т.д. Это даст читающему письмо человеку информацию о дополнительных способах связи с вами.

Примечание

Обратите внимание на то, какой тип подписи электронной почты соответствует вашему стилю общения. Заключительные фразы должны отражать ситуацию с точки зрения профессионализма и тона

Они также должны звучать аутентично для вас и вашего «голоса».

А теперь – обещанные 50 полезных фраз

ВСТУПЛЕНИЕ

1. I am writing to briefly introduce… Цель данного письма – кратко представить… (менее формально)

2. We would like to take this opportunity to briefly introduce… Мы рады воспользоваться данной возможность представить… (более формально)

3. I am writing to request information about… Пишу запросить информацию о …

4. I am writing to complain about… Пишу для выражения жалобы по поводу…

5. I’m writing to express my deep dissatisfaction with… Пишу выразить свое большое неудовольствия по поводу…

6. I am writing to offer feedback on… Хочу оставить обратную связь…

7. I am writing to check if it is possible to reschedule our meeting… Пишу уточнить, можем ли мы перенести нашу встречу…

8. I am writing to place an order… Пишу, чтобы разместить следующий заказ…

9. I am writing to apply for… Пишу, чтобы подать заявку на

10. I am writing in response to… Пишу в ответ на…

11. With reference to your letter of 7 September, I … Ссылаясь на ваше письмо от …, я …

12. I am writing in reference to your letter dated… Пишу, ссылаясь на Ваше письмо от…

13. I am writing to enquire about… Пишус целью спросить о… Не путайте с INquire (делать официальный запрос). Такую лексику стоит оставить для правоохранительных органов, например

14. Further to our conversation telephone conversation discussion meeting letter… В дополнение к нашему разговору телефонной беседе обсуждению встрече письму…

15. Just a quick note to remind you about… Пишу напомнить Вам о …

16. I am writing to receive more detailed information about… Пишу, чтобы получить более подробную информацию о…

17. I write with reference to Mr Smith… В данном письме ссылаюсь на господина…

18. Thank you for your letter of 3 November about… Благодарю Вас за письмо от 3 ноября…

19. Thank you for your interest in our company/ product/ services… Благодарим за проявленный интерес к нашей компании/ продукции/ услугам…

20. I would like to thank you in advance for this information! Заранее благодарю Вас за данную информацию!

Письмо-просьба на английском: особенности структуры и тонкости составления letter of request

Данный вид писем актуален в ситуациях, когда человеку необходимо обратиться за рекомендацией или разрешением сделать что-либо или использовать что-либо. Например, человеку нужно получить:

• Согласие на использование материалов, которые юридически принадлежат третьей стороне;
• Помощь в проведении определенного мероприятия;
• Разрешение на проведение деловой встречи и других мероприятий;
• Рекомендацию эксперта в определенной области;
• Совет касательно определенных организационных решений;
• Конкретную информацию (данные о стоимости конкретной продукции, дополнительную документацию).

Составление письма начинают с указания адреса компании, представителем которой является автор, а далее указывается адрес и название компании, в которую направляется обращение.

Нужно помнить, что каждый пункт послания оформляется отдельным абзацем

Изначально важно обозначить цель обращения, быть вежливым, сохранять деловой стиль общения, но при этом — излагать мысли по существу

Целесообразно указать крайний срок выполнения просьбы (если просьба носит срочный характер). Также стоит указать уточняющие сведения о себе и ситуации, которая заставила вас обратиться с просьбой. Обязательно пропишите контактные данные. Это может быть номер телефона или адрес электронной почты — каналы, по которым с вами смогут оперативно связаться.

В завершение важно выразить адресату благодарность за проявленное внимание и оказанную помощь в решении вашего вопроса

Различные типы подписей электронной почты и когда уместно их употреблять

Прежде чем выбрать более подходящую подпись, используйте следующие подсказки, чтобы выяснить, какой тон вы должны задать в своем письме.

• Вы контактируете с новым бизнес-партнером?
• Допускает ли ваш получатель неофициальный стиль общения?
• Вы знаете человека, с которым напрямую связываетесь?
• Общались ли вы по электронной почте с ним раньше?

Разные виды бизнеса требуют разных стилей общения по электронной почте. Всегда безопаснее действовать профессионально и официально, но, с другой стороны, вы рискуете звучать слишком сухо и жестко и не обрести личный контакт.

Вам также нужно определиться с длиной подписи вашего электронного письма. Например, вводный е-мейл потребует более глубокого призыва к действию. Письменное общение с вашими коллегами может быть неформальным.

Разновидности писем в английском языке

Для начала разберемся в типах английской корреспонденции. В общих чертах можно сказать, что все письма делятся на два типа:

• Личные (Personal letters);
• Деловые (Business letters).

К личной корреспонденции относятся различные записки, дружеские письма, любовные послания и т.п. Такой формат отношений не выдвигает строгих требований к структуре и содержанию письма. Стиль общения разговорный.

А вот деловую переписку отличают строгие правила оформления писем: повествование ведется в формальном тоне и с четким соблюдением структурных рамок. Содержание делового английского письма во многом определяется жанровой тематикой. Различают следующие виды бизнес-писем:

• Жалоба (Complaint letter);
• Поздравление (Congratulation letter);
• Запрос (Enquiry letter);
• Отказ (Refusal);
• Заявление (Application);
• Извинение (Apology letter);
• Предложение (Commercial Offer);
• Благодарность (Thank you letter);
• Ответ (Reply);
• Уведомление (Acceptance).

Для каждого типа делового письма характерны свои речевые клише, которые приведены в отдельном материале. С ними вы легко и быстро напишите деловое послание, даже если раньше никогда этого не делали. Тем более что в указанной статье на каждый жанр приведены образцы писем с переводом.

Сейчас же мы больше остановимся на личном письме, как обобщенном образце английской корреспонденции. Далее подробно разберем как писать письмо на английском, приведем стандартные фразы и примеры писем. С помощью изложенной в статье информации вы сможете сделать план написания письма на английском языке и, воспользовавшись им, легко составить свое личное послание.